Denegación del depósito de cuentas por uso de la firma manuscrita en lugar de la electrónica
Registro Mercantil. Denegación del depósito de cuentas por estar la certificación del acta de la junta en que se aprobaron firmada de forma manuscrita por la administradora solidaria cuando consta que posee firma electrónica.
Presentadas a depósito de modo telemático las cuentas anuales de una sociedad correspondientes al ejercicio 2023 son objeto de calificación negativa porque la certificación del acta de la junta aprobatoria de las mismas está firmada de forma manuscrita por la administradora solidaria y, siendo esta española, es poseedora de una firma electrónica reconocida en su documento nacional de identidad electrónico.
La Dirección General ha ido elaborando una doctrina consolidada en materia de firma de la documentación que se presenta para poder depositar unas cuentas anuales, pero tal doctrina ha estado basada en el hecho de que la certificación de los acuerdos de la junta general aprobando las cuentas anuales estaba firmada electrónicamente por el órgano de administración y, en el presente supuesto, dicha firma es manuscrita.
Así, se ha afirmado que la calificación del registrador para tener por depositados los documentos contables se extiende a la comprobación de que los presentados a los que alude el artículo 366 del Reglamento del Registro Mercantil reúnen los requisitos formales exigidos, y por ende, que la certificación del acuerdo social aprobatorio de las cuentas ha sido expedida por persona que tenga facultad para ello y su cargo certificante se halle inscrito. Es decir, se trata de comprobar que la certificación está debidamente firmada -si la firma electrónica no se puede validar no se considera firmada- y que el firmante es miembro del órgano de administración inscrito con facultades para ello.
La Resolución de 23 de abril de 2024, complementada por la de 8 de mayo de 2024, ha aprobado los modelos para la presentación en el Registro Mercantil de las cuentas anuales, regulando en su Anexo II el formato de los depósitos digitales, distinguiendo entre su presentación física o telemática. La forma telemática distingue según la persona legitimada para certificar la aprobación de las cuentas disponga de firma electrónica reconocida o no, permitiendo que, en caso de no tenerla, la certificación pueda contener la firma autógrafa del certificante.
Por lo tanto, la diferencia está basada en el hecho de poder disponer o no de firma electrónica reconocida, con lo que tácitamente se reconoce que no hay obligación de tenerla. Todos los españoles pueden obtenerla en cuanto sean titulares de un DNI electrónico, pero la mera posesión de DNI electrónico no habilita para poder firmar electrónicamente en cualquier momento, ya que se ha de disponer, cuando se quiera emplear, de unos elementos de hardware, ordenador y lector de tarjetas inteligentes, y de software, sistema operativo, navegador y controlador del lector. Además, los requisitos deben ser los mismos para todos los administradores, y de basarse la posibilidad de usar una u otra presentación en tener o no documento nacional de identidad electrónico, se estaría discriminando a los que tengan nacionalidad española frente a los que no la tengan, ya que estos no disponen de documento nacional de identidad.
Los requisitos establecidos por las citadas Resoluciones han de ser interpretados conjuntamente para la presentación física o telemática de los depósitos digitales en el Registro Mercantil, y así para la física debe admitirse también que la certificación esté firmada electrónicamente, aunque la Resolución sólo habla de firma autógrafa; y para la telemática debe admitirse que la certificación pueda ser firmada también de forma autógrafa cuando no se disponga de la electrónica, sin necesidad de tener que acreditar esta falta.