Adopción de acuerdos sin presencia del órgano de administración. Facultades de certificación
Registro Mercantil. Acuerdo de reducción del capital social con restitución de aportaciones adoptado, en junta general universal, por los dos únicos socios de una sociedad limitada sin asistencia de la administradora única
Dada la especial trascendencia de los asientos registrales, que tienen alcance erga omnes, gozan de la presunción de exactitud y validez y se hallan bajo la salvaguardia jurisdiccional, se hace necesario exigir la máxima certeza jurídica de los documentos que acceden al registro, no sólo por lo que se refiere a la veracidad y exactitud del contenido de éstos, sino también respecto de la legitimación para expedirlos. La elevación a instrumento público de acuerdos de una sociedad, en tanto en cuanto comporta una manifestación de voluntad relativa a un negocio o acto preexistente que se enmarca en el ámbito de actuación externa de aquélla, compete prima facie al órgano de representación social, que podrá actuar directamente o mediante apoderado con poder suficiente. No obstante, en la normativa vigente dicha facultad no queda ligada exclusiva e inescindiblemente a la titularidad del poder de representación, ya que, conforme al artículo 108 del Reglamento del Registro Mercantil, son competentes, no sólo cualquiera de los miembros del órgano de administración –con nombramiento vigente e inscrito en el Registro Mercantil, cuando hubieren sido expresamente facultados para ello en la escritura social o en la reunión en que se hayan adoptado los acuerdos– y los apoderados facultados para ello, aunque se trate de poder general para todo tipo de acuerdos en los términos establecidos por la norma reglamentaria, sino también las personas que tengan facultad para certificar los acuerdos de que se trate.
En los casos en que el otorgamiento de la escritura de formalización de acuerdos sociales adoptados por la junta general no tiene como base un documento separado en que el órgano de administración certifique el contenido del libro registro de socios, esta Dirección General ha reconocido virtualidad para servir de base de dicho otorgamiento a la manifestación que sobre el contenido del libro registro realice en la propia escritura quien, como órgano de administración, es competente para la llevanza y custodia de dicho libro, máxime si se tiene presente que la función de garantía que se atribuye a la certificación expedida por el órgano de administración o la persona competente (fundada en que, no obstante tratarse de un documento privado, la atribución de la facultad certificante a quienes desempeñan funciones de gestión y representación de la sociedad permite, para el caso de incorrecto ejercicio de aquélla, aplicar el especial régimen de responsabilidad de los administradores, en su caso, aparte la eventual reacción por vía penal) queda cumplida con mayores garantías de autenticidad y legalidad, por la manifestación directa que la persona legitimada para ello realice directamente ante el notario autorizante de la escritura que documente los acuerdos sociales.
A diferencia de lo que acontece con el socio único, los socios de una sociedad pluripersonal no tienen atribuida colectivamente facultad para certificar acuerdos sociales ni para elevarlos a público. Por ello, aunque es posible que una escritura de elevación a público de acuerdos sociales tenga como base el acta de la junta aun cuando en ésta no conste la firma del administrador, tal circunstancia no permite admitir que la inscripción en el Registro se realice teniendo como base una escritura como la calificada en que los dos únicos socios, sin intervención alguna de persona que tenga facultad certificante o para elevar a público acuerdos sociales, se constituyan en junta general y adopten los acuerdos de que se trata.